TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

 

  • TIPOLOGIA:INFORMES DE AUDITORIA(de sectores y actividades diferentes)
    • SERIE. Informes de auditorías en general 1995 al 2003.Procesos:conservación preventiva, ordenando, clasificando y registrándose en base de datos-
    • SERIE: Informes CD 1997-98,2001-02: Proceso: conservación preventiva, ordenando, clasificando y registrándose en base de datos.
    • SERIE. Informes CD-2004.Sin realizar proceso archivístico.
    • SERIE. Informes de auditoría en general del 2000 AL 2009: ordenados, clasificados y listados. (Pendiente escanear).
    • SERIE. Informes de Auditoría en general del 2010 2018.Escaneados por el SIG/DRIG/DRDRIA y colgados en el SAG. (PUEDE SOLICITAR COPIA AL DRDRIA)
  • Tipología SANCIONES
    • SERIE: Sanciones de 1995 a 2001. Proceso: ordenando, clasificando y registrándose en base de datos.
    • Sanciones del 2000 al 2009.Sin proceso archivístico, solo registro del SIG/DRIG/DRDRIA.
    • Sanciones del 2010 al 2017. Sin proceso archivístico. Escaneadas y registradas por el SIG/DRIG/DRDRIA.
  • TIPOLOGIA DENUNCIAS:
    • SERIE Denuncias ordenadas por cronología. Pendiente proceso archivístico
  • SERIE. Juicios de cuentas de 1970 a 1984. Sin proceso archivístico.
  • SERIE. Cuentadancias ordenadas por cronología desde 1980 al 2017. Pendiente análisis archivístico.
  • Expedientes de RR.HH. Proceso: conservación preventiva Ordenando, clasificando y registrándose de 1970 al 2016.
  • Informes de Probidad desde 2014 a 2017 ordenados y registrados por el DRDRIA.
  • SERIE. Bitácoras, ordenadas por cronología, de 2005 al 2013. (pendiente análisis archivístico).
  • SERIE. Contratos, ordenados por cronología (día mes y año) e Institución del 2005 al 2014. (sin el análisis archivístico respectivo) ordenados por el departamento de Contratos.
  • SERIE. Resoluciones de Secretaria General 2000 al 2005 (sin realizar proceso archivístico)
  • Liquidaciones de 1999 al 2006
  • SERIE FINIQUITOS:
    • SERIE Finiquitos anulados, pagados y notificados de 1995 a 2018. Proceso: practicando análisis documental.
  • TIPOLOGIA CODIGO UNICO DE REGISTRO –CUR-
    • SERIE. Cur´s 1998 de al 2013. Proceso: Realizando análisis archivístico.
    • SERIE. Recibos de ingresos y egresos, años 1998 al 2013. Proceso: Realizando análisis archivístico.
  • TIPOLOGIA. Documentación administrativa del 2000-2011.Sin análisis archivístico.
  • calidad del Gasto 2000-2006.Sin el análisis archivístico
  • TIPOLOGIA. Cajas Fiscales (presidencia de la república) Proceso: realizando análisis documental.

 

REQUERIMIENTOS PARA ACCESO Y CONSULTA:

Con el objetivo y finalidad de brindarles  un servicio eficiente, ágil minimizar procesos y evitar que las solicitudes que ingresan y se reciben, se direccionen  a las Dependencias que NO RESGUARDAN la documentación,  derivado ello de las constantes  demandas de solitudes de  Instituciones externas por medio de Secretaria General (artículo 10.Incisos: e, f, g y h. Acuerdo Gubernativo 09-2017) por la Unidad de Acceso a la Información Pública (Art.16  del Acuerdo 09-2017 y Decreto 57-2008 Art.16 y 17), Dirección de Auditoria para Atención a Denuncias (Art.29.Acuerdo Gubernativo 09-2017) de los diversos Departamentos y Unidades de la Contraloría General de Cuentas, que generalmente solicitan información de manera URGENTE. Tanto en  soporte físico como digital.

Para proveerles de la documentación requerida es necesario unificar y cumplir con los siguientes  criterios y  requerimientos:

TODA SOLICITUD DEBE DE SER AMPARADA CON OFICIO Y/0 PROVIDENCIA RESPECTIVA, además: 

  • Adjuntar copia de solicitud del ente externo, Ejemplo:
    • Solicitud individual (recibida por medio de la unidad de acceso a la Información, Secretaria General y/o cualquier otra Dependencia de la Institución)
    • Solicitud Institucional: Fiscalías diversas del Ministerio Público, y/o cualquier otra instancia que lo solicite.
  • Marginar la gestión por medio del SISTEMA SAG y Remitir boleta física con la solicitud., El código que corresponde y con el cual se identifica al Archivo General dentro del sistema SAG es  el número 84.
  • Si la solicitud es con carácter de URGENTE, para evacuar la misma con eficiencia y minimizar el tiempo de entrega, se sugiere remitir los datos  necesarios vía  correo electrónico.

 

Se solicita a todo usuario, se  siga los lineamientos expuestos  anteriormente con la finalidad que el DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL les brinde el servicio más eficiente y ágil de acceso a la información. 

 

Se informa a todo el personal de la Contraloría General de Cuentas, de los otros  servicios que  el Archivo General, puede proporcionarles:

  • Consulta del acervo documental.
  • Reprografías simples.

 

  • ASPECTOS A CONSIDERAR:
    • El archivo NO proporciona copias certificadas,
    • No se permite obtener fotografías de la documentación consultada.
    • No se permite a ningún usuario el ingreso a los depósitos y módulos del Archivo General.
    • No se permite a ningún usuario sacar las reprografías directamente,
    • NO SE PERMITRA A NINGUN USUARIO SACAR LA DOCUMENTACION FUERA DE LOS DEPOSITOS DEL ARCHIVO GANERAL.