El departamento de Formas Oficiales tiene entre otras, la función de habilitación y registro de libros empastados, libros en hojas móviles, formularios y tarjetas para las Instituciones del Estado, Autónomas y Descentralizadas, así como de las entidades privadas sujetas a fiscalización, teniendo como base legal para el efecto, el Decreto 2084, Decreto 31-2002 (Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas) y sus reformas, Acuerdo Gubernativo 96-2019 (Reglamento de la Ley Orgánica) y sus reformas. Esta función la desarrolla la Sección de Libros, la cual se encuentra ubicada en la 5ª. Avenida 9-95 zona 1, 1er. Nivel, o en las Delegaciones Departamentales de todo el país.
- REQUISITOS PARA LA HABILITACIÓN DE LIBROS EMPASTADOS
- Solicitud por escrito dirigida al Jefe del Departamento de Formas Oficiales.
Datos que debe contener la solicitud:
- Descripción de uso que se le dará al libro (P.Ej. Libro de Actas, Libro de Banco, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Conocimientos u otros)
- Indicar la Unidad, Departamento o Dirección que lo usara
- Para libros de banco y conciliación bancaria deben indicar el nombre del banco, nombre y número de la cuenta bancaria
- Cantidad de hojas y número de folios que tiene el libro
- Número de cuenta (cuentadancia)
- Estar firmada y sellada por un cuentadante
- Pago a realizar para Autorización y Habilitación de Libros Empastados.
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Por cada hoja Habilitada Q 0.55 |
Por cada libro autorizado Q.55.00 Minimo 50 hojas por libro Máximo 500 hojas por libro |
Esto equivale a:
| HOJAS | FOLIOS | VALOR |
| 50 | 100 | Q. 82.50 |
| 100 | 200 | Q.110.00 |
| 200 | 400 | Q.165.00 |
| 300 | 600 | Q.220.00 |
| 400 | 800 | Q.275.00 |
| 500 | 1000 | Q.330.00 |
* Es importante que tome en cuenta que no se autorizarán libros con las siguientes características:
- Mal foliados
- Usados
- No sea empastado
- REQUISITOS PARA HABILITACION DE LIBROS DE HOJAS MOVILES
- Solicitud por escrito dirigida al Jefe del Departamento de Formas Oficiales.
Datos que debe contener la solicitud:
- Descripción de uso que se le dará al libro (Libro de Actas, Libro de Banco, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Conocimientos u otros)
- Indicar la Unidad, Departamento o Dirección que lo usará
- Para libros de banco y conciliación bancaria, deben indicar el nombre del banco, nombre y número de la cuenta bancaria
- Cantidad de hojas y numeración
- Número de cuenta (cuentadancia)
- Estar firmada y sellada por el cuentadante
- Cada hoja debe contener impreso lo siguiente:
- CENTRADO EN LA PARTE SUPERIOR DE LA HOJA
- Nombre completo de la dependencia conforme está registrada en la Contraloría General de Cuentas.
- Unidad Administrativa específica que lo usará
- El uso que se le destina al libro. Por ejemplo: Libro de Actas, Libro de Conocimientos, Libro de Banco, etc.
Los libros de Banco y los de Conciliación Bancaria deben traer impreso adicionalmente, el nombre del banco, nombre y número de cuenta bancaria. Los libros de inventario deben especificar qué clase de inventario se registrará. Por ejemplo: Libro de Inventario de Activos Fijos, Libro de Inventario de Bienes Fungibles. -AL MARGEN SUPERIOR IZQUIERDO
- El logotipo de la entidad (opcional)
-AL MARGEN SUPERIOR DERECHO
- Número de folio (dejando un espacio de 2” cuadradas aproximadamente, para la colocación del sello de la Contraloría General de Cuentas)
- Adjuntar copia de la primera y última hoja del libro anterior si fuera continuidad de numeración
- Pago a realizar para Autorización y Habilitación de Libros de Hojas Móviles:
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Por cada hoja móvil Habilitada Q 0.55 |
Por cada libro en hojas Móviles autorizado Q.55.00 Mínimo de hojas por libro 50 Máximo de hojas por libro 500
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Estos rubros equivalen a:
| HOJAS | VALOR |
| 50 | Q. 82.50 |
| 100 | Q.110.00 |
| 150 | Q.137.50 |
| 200 | Q.165.00 |
| 250 | Q.192.50 |
| 300 | Q.220.00 |
| 350 | Q.247.50 |
| 400 | Q.275.00 |
| 450 | Q.302.50 |
| 500 | Q.330.00 |
- REQUISITOS PARA HABILITACIÓN DE LIBROS PROCEDENTES DE IMPRESIONES
- Solicitud por escrito dirigida al Jefe del Departamento de Formas Oficiales.
Datos que debe contener la solicitud:
- Descripción de uso que se le dará al libro (Libro de Actas, Libro de Banco, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Conocimientos u otros)
- Indicar la Unidad, Departamento o Dirección que lo usará
- Para libros de banco y conciliación bancaria, deben indicar el nombre del banco, nombre y número de la cuenta bancaria
- Cantidad de hojas y numeración
- Número de cuenta (cuentadancia)
- Estar firmada y sellada por el cuentadante
- Fotocopia del Envío Fiscal o Municipal correspondiente que ampara la entrega de los libros impresos
- Fotocopia de los recibos de pago efectuados previamente para la autorización de impresión
- Adjuntar copia de la primera y última hoja del libro anterior si fuera continuidad de numeración
- Primera y última hojas del libro (Originales)
- REQUISITOS PARA LA HABILITACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE TARJETAS Y/O FORMULARIOS
- Solicitud por escrito, dirigida al Jefe del Departamento de Formas Oficiales:
a)Datos que debe contener la solicitud
- Descripción de la forma
- Cantidad y correlativo
- Serie y/o sin serie
- Número de cuenta (cuentadancia)
- Estar firmada y sellada por el cuentadante
- Adjuntar a la solicitud:
- Copia de constancia de autorización anterior (si fuera continuidad de numeración).
- Pago a realizar para Autorización de Tarjetas y/o Formularios
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Por cada tarjeta o forma Habilitada Q 0.55 |
Por cada 500 tarjetas o formas autorizadas Q.5.50
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| HOJAS | VALOR |
| 50 | Q. 33.00 |
| 100 | Q. 60.50 |
| 150 | Q. 88.00 |
| 200 | Q.115.50 |
| 250 | Q.143.00 |
| 300 | Q.170.50 |
| 350 | Q 198.00 |
| 400 | Q.225.50 |
| 450 | Q.253.00 |
| 500 | Q.280.50 |
*Importante: no se habilitaran libros, hojas movibles, tarjetas y/o formularios que no llenen los requisitos establecidos. Sección de Libros del Departamento de Formas Oficiales 5ª. Avenida 9-95 zona 1 Tel. 2417-8700 Extensión 6210