HABILITACIÓN DE LIBROS

El departamento de Formas Oficiales tiene entre otras, la función de habilitación y registro de libros empastados, libros en hojas móviles, formularios y tarjetas para las Instituciones del Estado, Autónomas y Descentralizadas, así como de las entidades privadas sujetas a fiscalización, teniendo como base legal para el efecto, el Decreto 2084, Decreto 31-2002 (Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas) y sus reformas,  Acuerdo Gubernativo 96-2019 (Reglamento de la Ley Orgánica) y sus reformas.  Esta función la desarrolla la Sección de Libros, la cual se encuentra ubicada en la 5ª. Avenida 9-95 zona 1, 1er. Nivel, o en las Delegaciones Departamentales de todo el país.

 

  • REQUISITOS PARA LA HABILITACIÓN DE LIBROS EMPASTADOS
  1. Solicitud por escrito dirigida al Jefe del Departamento de Formas Oficiales.

   Datos que debe contener la solicitud:

  • Descripción de uso que se le dará al libro (P.Ej. Libro de Actas, Libro de Banco, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Conocimientos u otros)
  •  Indicar la Unidad, Departamento o Dirección que lo usara
  • Para libros de banco y conciliación bancaria deben indicar el nombre del banco, nombre y número de la cuenta bancaria
  • Cantidad de hojas y número de folios que tiene el libro
  • Número de cuenta (cuentadancia)
  • Estar firmada y sellada por un cuentadante

 

  1. Pago a realizar para Autorización y Habilitación de Libros Empastados.

 

Por cada hoja Habilitada

Q 0.55

Por cada libro autorizado Q.55.00

Minimo 50 hojas por libro

Máximo 500 hojas por libro

  Esto equivale a:

HOJAS FOLIOS VALOR
50 100 Q. 82.50
100 200 Q.110.00
200 400 Q.165.00
300 600 Q.220.00
400 800 Q.275.00
500 1000 Q.330.00

* Es importante que tome en cuenta que no se autorizarán libros con las siguientes características:

  • Mal foliados
  • Usados
  • No sea empastado

 

  • REQUISITOS PARA HABILITACION DE LIBROS DE HOJAS MOVILES
  1. Solicitud por escrito dirigida al Jefe del Departamento de Formas Oficiales.

   Datos que debe contener la solicitud:

  • Descripción de uso que se le dará al libro (Libro de Actas, Libro de Banco, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Conocimientos u otros)
  • Indicar la Unidad, Departamento o Dirección que lo usará
  • Para libros de banco y conciliación bancaria, deben indicar el nombre del banco, nombre y número de la cuenta bancaria
  • Cantidad de hojas y numeración
  • Número de cuenta (cuentadancia)
  • Estar firmada y sellada por el cuentadante

 

  1. Cada hoja debe contener impreso lo siguiente:
  • CENTRADO EN LA PARTE SUPERIOR DE LA HOJA
  • Nombre completo de la dependencia conforme está registrada en la Contraloría General de Cuentas.
  • Unidad Administrativa específica que lo usará
  • El uso que se le destina al libro. Por ejemplo: Libro de Actas, Libro de Conocimientos, Libro de Banco, etc.

Los libros de Banco y los de Conciliación Bancaria deben traer impreso adicionalmente, el nombre del banco, nombre y número de cuenta bancaria. Los libros de inventario deben especificar qué clase de inventario se registrará. Por ejemplo: Libro de Inventario de Activos Fijos, Libro de Inventario de Bienes Fungibles. -AL MARGEN SUPERIOR IZQUIERDO

  • El logotipo de la entidad (opcional)

-AL MARGEN SUPERIOR DERECHO

  • Número de folio (dejando un espacio de 2” cuadradas aproximadamente, para la colocación del sello de la Contraloría General de Cuentas)

 

  1. Adjuntar copia de la primera y última hoja del libro anterior si fuera continuidad de numeración
  1. Pago a realizar para Autorización y Habilitación de Libros de Hojas Móviles:

 

Por cada hoja móvil

Habilitada Q 0.55

Por cada libro en hojas

Móviles autorizado Q.55.00

Mínimo de hojas por libro 50

Máximo de hojas por libro 500

 

  Estos rubros equivalen a:  

HOJAS VALOR
50 Q. 82.50
100 Q.110.00
150 Q.137.50
200 Q.165.00
250 Q.192.50
300 Q.220.00
350 Q.247.50
400 Q.275.00
450 Q.302.50
500 Q.330.00

 

  • REQUISITOS PARA HABILITACIÓN DE LIBROS PROCEDENTES DE IMPRESIONES
  1. Solicitud por escrito dirigida al Jefe del Departamento de Formas Oficiales.

   Datos que debe contener la solicitud:

  • Descripción de uso que se le dará al libro (Libro de Actas, Libro de Banco, Libro de Conciliación Bancaria, Libro de Conocimientos u otros)
  • Indicar la Unidad, Departamento o Dirección que lo usará
  • Para libros de banco y conciliación bancaria, deben indicar el nombre del banco, nombre y número de la cuenta bancaria
  • Cantidad de hojas y numeración
  • Número de cuenta (cuentadancia)
  • Estar firmada y sellada por el cuentadante
  1. Fotocopia del Envío Fiscal o Municipal correspondiente que ampara la entrega de los libros impresos
  1. Fotocopia de los recibos de pago efectuados previamente para la autorización de impresión
  1. Adjuntar copia de la primera y última hoja del libro anterior si fuera continuidad de numeración
  1. Primera y última hojas del libro (Originales)

 

  • REQUISITOS PARA LA HABILITACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE TARJETAS Y/O FORMULARIOS
  1. Solicitud por escrito, dirigida al Jefe del Departamento de Formas Oficiales:

a)Datos que debe contener la solicitud

  • Descripción de la forma
  • Cantidad y correlativo
  • Serie y/o sin serie
  • Número de cuenta (cuentadancia)
  • Estar firmada y sellada por el cuentadante
  1. Adjuntar a la solicitud:
  • Copia de constancia de autorización anterior (si fuera continuidad de numeración).
  1. Pago a realizar para Autorización de Tarjetas y/o Formularios

 

Por cada tarjeta o forma

Habilitada Q 0.55

Por cada 500 tarjetas o formas autorizadas Q.5.50

 

 

HOJAS VALOR
50 Q. 33.00
100 Q. 60.50
150 Q. 88.00
200 Q.115.50
250 Q.143.00
300 Q.170.50
350 Q 198.00
400 Q.225.50
450 Q.253.00
500 Q.280.50

*Importante: no se habilitaran libros, hojas movibles, tarjetas y/o formularios que no llenen los requisitos establecidos.    Sección de Libros del Departamento de Formas Oficiales 5ª. Avenida 9-95 zona 1 Tel. 2417-8700 Extensión 6210

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